Vlotte Tantes heeft als doel om iedere ondernemer zijn of haar ambities te laten waarmaken. Soms echter word je als ondernemer beperkt in deze ambities omdat je je niet 100% kunt focussen op de groei van je organisatie. Door het uit handen nemen van allerlei tijdrovende taken, zorgt Vlotte Tantes dat je deze focus weer terug krijgt, en je weer tijd krijgt voor de echt belangrijke zaken: het uitbouwen van je onderneming!

Herkenbaar?

  • Je hebt het structureel te druk
  • Je to-do-list wordt alleen maar langer
  • Je zou graag meer aandacht aan je core business willen besteden
  • Je bent teveel bezig met taken waar je geen energie van krijgt
  • Je hebt nog maar weinig tijd voor prive zaken

Vlotte Tantes biedt de oplossing!

Door gebruik te maken van jouw persoonlijke ‘Virtual Assistant’(VA), wij noemen haar de ‘Virtuele Vlotte Tante’, krijg je het minder druk, lost je to-do-list op, en heb je ineens meer tijd om te besteden aan de groei van je bedrijf.
Jouw Virtuele Vlotte Tante is je persoonlijke assistent. Zij voert voor jou taken uit waar jij momenteel teveel tijd aan kwijt bent. Veelal werkt zij op afstand; vanuit huis of vanuit haar eigen kantoor. Maar soms ook, indien gewenst, bij jou op locatie.
Omdat Vlotte Tantes werkt met uitsluitend professionele en gespecialiseerde Virtual Assistants, worden de door jou uitbestede taken zorgvuldig en professioneel uitgevoerd. En doordat Vlotte Tantes op basis van jouw eisen en wensen een zorgvuldige match maakt met jouw persoonlijke Virtual Assistant, ontstaat er een optimale samenwerking met een maximaal rendement voor jou als ondernemer.

Zo werkt het bij Virtual Assistant

Het inschakelen van je eigen Virtual Assistant werkt heel eenvoudig!

  • Breng in kaart welke werkzaamheden je teveel tijd kosten
  • Schat in hoeveel uren per maand deze werkzaamheden u kosten
  • Bepaal welke werkzaamheden je uit wilt besteden
  • Neem contact op met Vlotte Tantes om je eisen en wensen kenbaar te maken
  • Vlotte Tantes maakt de juiste match met een aantal van onze Virtual Assistants
  • Aan de hand van een kennismakingsgesprek kies je je eigen persoonlijke Virtual Assistant
  • Samen met Vlotte Tantes kies je de abonnementsvorm die het beste bij je past
  • Vlotte Tantes zorgt voor de contractuele afhandeling en facturatie

Je eigen Virtual Assistant levert je per direct de volgende voordelen op:

  • Je hebt meer tijd voor taken die direct bijdragen aan de groei van je bedrijf
  • Je besteedt nauwelijks meer tijd aan taken waar je geen energie van krijgt
  • Door jou uitbestede taken worden professioneel uitgevoerd door vakspecialisten
  • Extra tijdsbesparing doordat jouw Virtual Assistant het werk sneller en efficiënter uitvoert
  • Geen hoge (loon)kosten zoals bij het aannemen van een vaste medewerker
  • Je herstelt de balans tussen werk en prive

Diensten

Ons team van ervaren en professionele Virtual Assistants kan je veel verschillende taken uit handen nemen; zowel zakelijk als prive; zowel structurele taken als ad hoc taken.

Onderstaand vind je een lijst met veel voorkomende taken die onze Virtual Assistants uitvoeren voor onze klanten.

Repeterende taken

  • Agendabeheer (plannen / beheren / bevestigen van afspraken)
  • Email management
  • (financiele) administratie
  • Bewaken debiteuren
  • Betalingen klaarzetten
  • Gegevens controleren
  • Organiseren van vergaderingen
  • Vergaderingen (inplannen, notuleren, uitwerken)
  • Telefoon beantwoorden
  • Reisplanning
  • Regelen kantoorbenodigdheden
  • Archiveren
  • Database management
  • Klantenservice
  • Vertalen teksten/documenten
  • Klantvragen beantwoorden
  • Klant contacten onderhouden
  • Ondersteuning acquisitie
  • Offertes maken en redigeren
  • After Sales
  • Desktop Publishing
  • Briefing vormgever
  • Creatief proces begeleiden
  • Drukwerk realiseren
  • Document ontwikkeling & beheer (vormgeving documenten, templates maken)
  • Presentaties (Powerpoint, prezi, etc.)
  • Spreadsheets
  • Word / PDF documenten
  • Proeflezen documenten
  • Database beheer en CRM
  • Gegevens invoeren (bijv. contacten)
  • Wijzigingen verwerken
  • Selecties maken

Specialistische werkzaamheden

  • Nabellen leads
  • After sales
  • Bijhouden website
  • Blogs schrijven
  • Bijhouden social media
  • Event organiseren (klant bijeenkomst/kerstborrel, bedrijfsuitje)
  • HR (W&S, arbeidsovereenkomsten, personeelsdossiers, verzuim- en vakantieregistratie)
  • Projectondersteuning
  • Boekhouding
  • Salarisadministratie

Prive taken

  • Vakantie uitzoeken
  • Reis boeken
  • Hotel boeken
  • Cadeaus uitzoeken/laten bezorgen
  • Prive administratie bijhouden

Staat de specifieke taak die je graag uit wilt besteden er niet bij? Neem dan contact met ons op. Grote kans dat één van onze Virtual Assistants het toch op haar ‘skills lijstje’ heeft staan!

Hoe kom ik aan mijn eigen VA?

Of je nu manager bent bij een multinational of zzp-er, iedereen heeft recht op een Virtual Assistant. Daarom heb je al vanaf een paar uren per maand je eigen Virtual Assistant die je kunt inschakelen wanneer het jou uitkomt: voor zowel structurele als voor tijdelijke werkzaamheden.

Om zo efficiënt mogelijk gebruik te kunnen maken van je Virtual Assistant, geeft Vlotte Tantes een kostenloos advies over het gebruik en de inzet van je persoonlijke Virtual Assistant. Neem daarom contact met ons op voor het maken van een afspraak. Wij vertellen je dan alles wat je wilt weten over het werken met een Virtual Assistant en geven een op maat gemaakt advies. En niet onbelangrijk, wij brengen je in contact met een van onze toppers.

FAQ

Om optimaal te kunnen profiteren van het gebruik van een VA is het van groot belang dat je samenwerkt met de juiste VA. Een goede match tussen jou en je VA is hierbij dus essentieel. Vlotte Tantes maakt die match voor jou naar aanleiding van jouw persoonlijkheid, wensen, organisatie en werkzaamheden.

Voor iedereen die het structureel te druk heeft. Of je nu werkt als manager bij een multinational of je bent CEO of ZZP-er, je kunt je tijd maar 1 keer besteden. Zorg er dus voor dat je jouw kostbare tijd besteedt aan je core business.

Samen met jouw VA maak je afspraken over de uit te voeren taken en de onderlinge communicatie. Je profiteert van de ervaring en professionaliteit van onze VA’s op dit gebied. Onze VA’s werken met geavanceerde communicatiemiddelen en online tools waardoor de samenwerking optimaal rendeert.

Jazeker! Virtual betekent alleen ‘op afstand’. Je kent je VA persoonlijk: je hebt kennis met haar gemaakt en afspraken gemaakt over de werkzaamheden en de communicatie.

Dat kan zeker. Om het zo overzichtelijk en efficient mogelijk te houden, ook qua communicatie, adviseren wij wel om zoveel mogelijk gebruik te maken van 1 VA. Echter, soms wil je wellicht een zeer specialistische taak uitbesteden (bijv. het vertalen van een Franse tekst, of het opmaken van een sluitende arbeidsovereenkomst). Indien je eigen VA hier minder bedreven in is, kun je gebruik maken van een andere VA uit het netwerk van Vlotte Tantes, die gespecialiseerd is in deze betreffende taak.

Vanzelfsprekend. De samenwerking tussen jou en jouw VA is gebaseerd op duidelijke afspraken en vertrouwen. Evenals je boekhouder vertrouwelijk omgaat met jouw financiele gegevens, gaat je VA vertrouwelijk om met alle informatie die zij onder ogen krijgt. Sommige van onze VA’s tekenen op verzoek zelf een geheimhoudingsverklaring.

Een VA is vele malen goedkoper dan wanneer je zelf de werkzaamheden uitvoert. Daarbij komt dat de tijd die je ermee wint kunt besteden aan je klanten, hetgeen je veel meer oplevert dan de kosten van je VA. Het werken met een VA is tevens goedkoper dan iemand in vaste dienst nemen (loonkosten, verzekeringen etc). Extra kosten worden nog eens bespaard door het feit dat je VA jouw werkzaamheden sneller en efficienter uitvoert dan jij zelf.

Uiteraard. Indien je om wat voor reden dan ook geen gebruik meer te willen maken van een VA, kun je je abonnement per maand opzeggen. Het kan ook zo zijn dat de samenwerking tussen jou en je VA niet loopt zoals je had gehoopt. Vlotte Tantes helpt je dan om te kijken waar en of deze relatie verbeterd zou kunnen worden. Indien dit lastig wordt maar je nog steeds gebruik wilt maken van een VA, dan helpt Vlotte Tantes je aan een VA die beter bij je past.