Secretaresse
De ouderwetse secretaresse die notuleert, de agenda's beheert en nog steeds de koffie rond brengt, daar zijn we naar op zoek!
Deze Vlotte Tante is de steun en toeverlaat van de directie. Je bent de spil in de organisatie en houdt de agenda en inbox haarscherp in de gaten, je functioneert als universele vraagbaak en blust brandjes het liefst nog voor ze zijn ontstaan. Alles om de directie te ontzorgen.
Voor deze functie moet proactief zijn, je ideeën en suggesties naar voren durven te brengen. Je bent die secretaresse die meedenkt en je vraag al beantwoordt voor je er zelf op komt. Daarnaast ben je digitaal zeer vaardig en een ware taskmaster. Maar je soft skills zijn minstens zo belangrijk. Je moet ook empathisch, behulpzaam en communicatief vaardig zijn.
Voel jij je aangesproken en wil jij werkzaam zijn op een toplocatie in Zwolle?
En vind jij het leuk om naast de secretariële werkzaamheden ook bezig te zijn met marketing en communicatie? Dan is dit de parttime baan (24 uur) voor jou!
Je werkt samen met een collega-secretaresse/officemanager. Jouw vaste werkdagen zijn donderdag en vrijdag, de andere werkdag is overleg.
Wat ga je doen…
- het ontvangen bezoek en voorzien van koffie etc.
- beantwoorden van de telefoon en de afhandeling van post en mail
- het agendabeheer, maken van het jaarschema van vergaderingen en het plannen van afspraken voor het team
- het databeheer, AVG-vraagstukken en het bijhouden van de dealflow
- het up-to-date houden van het CRM-relatiebestand
- het archiveren van documenten in en up-to-date houden van SharePoint
Je bent ook verantwoordelijk voor…
- schoonmaak werkzaamheden binnen het pand
- bestellen van kantoorbenodigdheden, verzorgen van lunches
- maken van reserveringen voor hotels en restaurants
- verzorgen van drukwerk, inrichting, meubilair en kantoorsystemen
- beveiliging kantoorpand
En vind je het leuk om….
- bijeenkomsten voor te bereiden, te organiseren en te faciliteren
- nieuwsberichten te plaatsen op de website en LinkedIn, Facebook
- de website te beheren
- communicatie-uitingen uit te brengen (brochures, nieuwsbrieven, leaflets)
Wie ben jij?
Je hebt ervaring als secretaresse, pro actief, discreet en collegiaal. Het organiseren en plannen zit je in het bloed. Daarnaast heb je:
- een opleiding of ervaring als secretaresse
- ervaring met SharePoint, Office 365, MS office 2011
- goede kennis van de Nederlandse taal
- ervaring met het beheer van de website, social media en financiële termen is een pré
Wat bieden wij….
- een leuke baan in een klein team
- bij indiensttreding uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Owase cao
- mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling
- fijne collega’s en korte lijnen
Wil je meer informatie over deze leuke vacature, neem dan contact op met:
Mabel Baumgarten/mabel@vlottetantes.nl/0623897827
Jouw consultant
Mabel Baumgarten
mabel@vlottetantes.nl