Secretaresse

De ouderwetse secretaresse die notuleert, de agenda's beheert en nog steeds de koffie rond brengt, daar zijn we naar op zoek!

Deze Vlotte Tante is de steun en toeverlaat van de directie. Je bent de spil in de organisatie en houdt de agenda en inbox haarscherp in de gaten, je functioneert als universele vraagbaak en blust brandjes het liefst nog voor ze zijn ontstaan. Alles om de directie te ontzorgen.

Voor deze functie moet proactief zijn, je ideeën en suggesties naar voren durven te brengen. Je bent die secretaresse die meedenkt en je vraag al beantwoordt voor je er zelf op komt. Daarnaast ben je digitaal zeer vaardig en een ware taskmaster. Maar je soft skills zijn minstens zo belangrijk. Je moet ook empathisch, behulpzaam en communicatief vaardig zijn.

Voel jij je aangesproken en wil jij werkzaam zijn op een toplocatie in Zwolle?

En vind jij het leuk om naast de secretariële werkzaamheden ook bezig te zijn met marketing en communicatie? Dan is dit de parttime baan (24 uur) voor jou!

Je werkt samen met een collega-secretaresse/officemanager. Jouw vaste werkdagen zijn donderdag en vrijdag, de andere werkdag is overleg.

Wat ga je doen…

het ontvangen bezoek en voorzien van koffie etc.
beantwoorden van de telefoon en de afhandeling van post en mail
het agendabeheer, maken van het jaarschema van vergaderingen en het plannen van afspraken voor het team
het databeheer, AVG-vraagstukken en het bijhouden van de dealflow
het up-to-date houden van het CRM-relatiebestand
het archiveren van documenten in en up-to-date houden van SharePoint

Je bent ook verantwoordelijk voor…

schoonmaak werkzaamheden binnen het pand
bestellen van kantoorbenodigdheden, verzorgen van lunches
maken van reserveringen voor hotels en restaurants
verzorgen van drukwerk, inrichting, meubilair en kantoorsystemen
beveiliging kantoorpand

En vind je het leuk om….

bijeenkomsten voor te bereiden, te organiseren en te faciliteren
nieuwsberichten te plaatsen op de website en LinkedIn, Facebook
de website te beheren
communicatie-uitingen uit te brengen (brochures, nieuwsbrieven, leaflets)

Wie ben jij?

Je hebt ervaring als secretaresse, pro actief, discreet en collegiaal. Het organiseren en plannen zit je in het bloed. Daarnaast heb je:

een opleiding of ervaring als secretaresse
ervaring met SharePoint, Office 365, MS office 2011
goede kennis van de Nederlandse taal
ervaring met het beheer van de website, social media en financiële termen is een pré

Wat bieden wij….