Office Manager

24 - 32 uur
Saasveld
Vervuld

Gaaf hoor al die truck en trailers! Hesselink Trucks is een mooi familiebedrijf en hét adres voor gebruikte trucks, trailers en machines. Dagelijks vertrekken de voertuigen naar 40 verschillende landen over de hele wereld. Het team is jong, gedreven, nuchter, enthousiast en op zoek naar een 2e Office Manager voor 24 uur per week!

Wat ga je doen?

Je zorgt voor de gastvrije ontvangst van bezoekers en het vriendelijk en correct te woord staan en/of doorverbinden van binnenkomend telefoonverkeer. Naast deze taken vervul je een aantal administratieve en organisatorische taken zoals: het opmaken van facturen, orderverwerking, het doen van (kantoor)bestellingen, het maken van voorraadlijsten, het aanmaken van digitale klantdossiers en douanedocumenten,  het verzorgen van de inkomende en uitgaande post, het sorteren en verdelen van binnenkomende e-mails, het inrichten en bijhouden van het CRM systeem, het verzorgen van de kentekenadministratie, het doen van compliance checks en het optimaliseren van systemen en processen.  

(Internationale) klanten komen dagelijks over de vloer en bellen veelvuldig dus het is belangrijk dat je weet wat er speelt zodat je ze goed te woord kunt staan en eventueel zaken kunt bijsturen wanneer nodig.  Je hebt een commerciële en klantgerichte instelling en weet het verkoopproces op een goede manier te ondersteunen. Heb je ervaring met marketing en social media? Dan kun je ook hiermee aan de slag. Na verloop van tijd ben je in staat zelfstandig het kantoor te runnen wanneer jouw collega’s er niet zijn. Je denkt graag mee (ook op tactisch/strategisch niveau) , overziet processen, ziet kansen en weet deze om te zetten in acties.

Het is belangrijk dat je initiatief neemt, je mannetje staat en makkelijk vertrouwen weet te winnen. Klanten komen uit heel de wereld dus je beheerst de Duitse en Engelse taal in woord en geschrift. En spreek je een woordje Spaans of Frans? Dan is dat mooi meegenomen. Zoals gezegd betreft het een duo baan waarbij jij en je collega elkaar aanvullen en vervangen bij afwezigheid. Je werkdagen zijn in overleg maar het zou heel fijn zijn wanneer je sowieso op maandag aanwezig bent. 

Zoals je al verwacht op basis van het bovenstaande ben jij uitstekend in staat om prioriteiten te stellen, proactief te werk te gaan, goed georganiseerd en flexibel want geen dag is hetzelfde. Je hebt een relevante opleiding op minimaal HBO niveau en bent nauwkeurig in je werk.

Heb jij interesse in deze veelzijdige job en ben je 24 uur per week beschikbaar? Ik spreek je graag!

 

 

Jouw consultant

Pauline Olde Scholtenhuis
pauline@vlottetantes.nl

Zo werken wij bij Vlotte Tantes

hoe-vlot-wil-je-ze-hebben

Hoe vlot wil je ze hebben

office-manager-binnen-een-week

Office manager binnen een week

nathalie

Nathalie

Samenwerken in een coöperatie

Samenwerken in een coöperatie

partner-worden-bij-vlotte-tantes

Partner worden bij Vlotte Tantes