Talent is belangrijk, karakter is beter! Spreekt deze zin jou ook zo aan? Voor een landelijke bouwonderneming zoeken wij een Office Manager/ Secretaresse voor de vestiging in Utrecht. Deze organisatie betreft zeker geen doorsnee bouwbedrijf. Ze denken niet in stenen en cement, maar in oplossingen. Werken bij hen is bouwen in de breedste zin van het woord. Vanuit je eigen talent en kracht. Bij dit mooie bedrijf kun je jezelf zijn en met dat wat je toevoegt, maak je het verschil. 

Jij gaat in de rol van Office Manager/ Secretaresse een bijdrage leveren aan de omgeving en het woon-, werk- en leefplezier van klanten en medewerkers. Je bent er niet uitsluitend voor directie en management maar je ondersteunt de complete vestiging in Utrecht. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, managet het kantoor, geen uitdaging is te gek, jij regelt het wel! Het betreft een faciliterende functie, met secretariële en organiserende taken. Voor deze spilfunctie breng je de nodige ervaring mee en sta je stevig in je schoenen.

Deze vacature heeft geen vaste functieomschrijving. Onze opdrachtgever gaat uit van talenten, toegevoegde waarde en verantwoordelijkheden, niet van taak- en functieomschrijvingen. De rol die jij met jouw talenten op wilt pakken en de manier waarop je deze wilt invullen is je eigen verantwoordelijkheid. Gaaf toch?

Maar omdat we snappen dat enig inzicht in de taken toch wel prettig is, volgen deze hieronder:

• Verzorgen ingaande en uitgaande communicatie
• Agendabeheer
• Voorbereiden van besprekingen en vergaderingen
• Vastleggen en de follow up van acties
• Uitwerken en controle van correspondentie en rapporten
• Contractbeheer
• Archiefbeheer
• Ogen en oren van de directie zijn
• Facilitaire ondersteuning (inkoop, voorraadbeheer etc.)
• Signaleren, meedenken en oplossingen aandragen
• Sleutelbeheer
• Etc etc.  

Voor deze spilfunctie zoeken we een no-nonsense en open persoon. Je bent toegankelijk en dienstverlenend en een aanpakker. Je werkt nauwkeurig en bent kritisch naar jezelf en naar anderen, waarbij je altijd het organisatiebelang uit weet te dragen. Je beschikt over MBO+/HBO werk- en denkniveau en bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Spreekt deze rol jou aan, dan hoor ik graag van je!