Office Manager
Office Manager 24-32 uur Zutphen
Wat een leuke vacature en wat een interessant werkveld!
ITIP biedt aan particulieren, coaches, leiders en teams diepgaande persoonlijke groei in de vorm van trainingen, retraites en loopbaantrajecten. Daarnaast organiseren zij inspirerende bezinningstochten, zowel in Nederland als in het buitenland.
Als Office Manager ben jij, samen met jouw collega, dé contactpersoon voor alle deelnemers en trainers/begeleiders. Door jouw inzet voelen klanten zich altijd welkom, en zorg jij ervoor dat alle organisatorische en administratieve processen rondom de opleidingen vlekkeloos verlopen. Je wordt onderdeel van een hecht en gedreven team van vier personen dat de bedrijfsprocessen in goede banen leidt. Samen vormen jullie een servicegericht centrum dat alles regelt voor de 30 freelance trainers, het bestuur en alle deelnemers. De sfeer is persoonlijk, informeel, en altijd gericht op kwaliteit.
Wat zijn jouw werkzaamheden?
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, collega’s en locaties waar de trainingen plaatsvinden (aan de telefoon en per e-mail);
• Je schrijft deelnemers in voor activiteiten en opleidingen en plant de intakegesprekken;
• Je adviseert deelnemers over de diverse trainingen;
• Je beheert en controleert de website, het klantportaal en de mailingen;
• Voor de uitgeverij verzorg je het voorraadbeheer van alle uitgaven en verwerk je de bestellingen die via de webshop binnenkomen
• Intern ben je contactpersoon voor de diverse leveranciers (o.a. trainingslocaties, cateraar etc.) en verzorg je de creatieve materialen voor de begeleiders/trainers;
• Je draagt samen met de andere collega’s zorg voor alle facilitaire zaken op kantoor.
Iedere maandag hebben jullie teamoverleg en bespreken jullie de kantoor- en eventplanning voor de komende weken. Ondanks dat dit een belangrijke en duidelijke werkrichting geeft, komen er dagelijks allerlei vraagstukken voorbij waarop je moet anticiperen. Hierbij schakel je makkelijk en efficiënt tussen de taken en behoud je het overzicht. Je informeert alle partijen en zorgt ervoor dat het hele proces organisatorisch en administratief goed verloopt. Nauwkeurig en secuur werken zit in jouw bloed. Je bent klantgericht, communicatief vaardig, toont eigenaarschap en weet goed prioriteiten te stellen.
Er wordt gewerkt in een ‘schoolsysteem’ waardoor je maar liefst 8 weken per jaar vrij hebt die je in overleg grotendeels flexibel kunt invullen. Je werkt op een gezellig en warm ingericht ruim kantoor waar je rustig kunt werken. Je spreekt mee over de wijze waarop het werk wordt gedaan en hoe gezamenlijk de kwaliteit behaald wordt die jullie willen leveren. Jouw salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 3750,- bruto per maand o.b.v. 40 uur.
Herken jij jezelf in deze leuke rol en heb je interesse? Leuk! Ik zie je reactie met interesse tegemoet!
Jouw consultant
Pauline Olde Scholtenhuis
pauline@vlottetantes.nl