Management Ondersteuner

24 - 32 uur, 32 - 40 uur
Groningen
Nieuw

Voor het Instituut Mijnbouwschade Groningen, die de schade afhandelt als gevolg van de gaswinning, zijn we op zoek naar een ervaren managementondersteuner.

Je zoekt uitdaging, je wilt iets betekenen en als het even kan, wil je een bijdrage leveren aan het welzijn van anderen. Tegelijkertijd moet je tegen een stootje kunnen. Want dat de koffie klaarstaat, betekent nog niet dat je als IMG’er overal met open armen ontvangen wordt.

Je gaat werken voor de directie die samen met de afdelingsmanagers het managementteam vormt. Deze afdeling is wendbaar, betrouwbaar en betrokken en heeft een integrale adviesfunctie en zorgt voor ondersteuning van het IMG Management & medewerkers.

Er wordt gewerkt vanuit een MO-pool, waarbij je in een subteam met andere MO-ers werkt voor een afdeling. Dit is niet alleen gezellig, maar ook collegiaal zodat je bij vakantie of opleiding elkaar kunt vervangen.

Als managementondersteuner ben je de smeerolie voor de organisatie en een ankerpunt voor jouw managers. Met jouw hulp worden zaken efficiënt op de rails gezet en in goede samenspraak met de organisatie succesvol afgerond. Dat betekent dat jij een organisatietalent bent die partijen met elkaar verbindt, bijeenkomsten inplant en er mede op toeziet dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald. Je bent bedreven in het maken van verslagen, notulen, actielijsten en correspondentie en zorgt dat deze goed gearchiveerd en terug te vinden zijn. Kortom, we zoeken een echte aanpakker, een rots in de branding, die zich thuisvoelt in een organisatie die nog elke dag in ontwikkeling is.

Taken en werkzaamheden:

  • Je maakt afspraken en plant bijeenkomsten;
  • Je handelt telefoon, e-mail en post correct en tijdig af;
  • Je bewaakt een juiste en tijdige afhandeling van openstaande acties en geplande en nog te plannen afspraken, organiseert en notuleert vergaderingen;
  • Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers met betrekking tot bereikbaarheid managers;
  • Je regelt onder andere de aanmelding van bezoekers, regelt parkeerplaatsen, vergaderzalen, inkoop, verzorgt ziek- en herstelmeldingen van de afdeling en je regelt facilitaire zaken;
  • Je coördineert het verzamelen van informatie en beoordeelt de gegevens voor het opstellen van overzichten;
  • Je draagt (mede) zorg voor een goed functionerend(e) secretariaat/ondersteuning inclusief eventuele vervanging;
  • Je levert bijdragen aan verbetering/efficiency van de werkprocessen en resultaten. We verwachten van onze medewerkers een professionele en zelfsturende houding.

Functie eisen:

  • Opleiding op MBO-niveau of HBO;
  • Aantoonbare kennis van IT-programma's zoals Outlook, Excel, Powerpoint en Teams;
  • Minimaal 2 jaar werkervaring als managementondersteuner;
  • Gewend te werken voor meerdere managers tegelijk;
  • Hoofd en bijzaken kunnen scheiden, zodat je goed kunt prioriteren;
  • Zelfstandige, flexibele houding, pragmatische insteek en bereidheid om werkzaamheden van anderen over te nemen en geen 9-17 mentaliteit.

Wensen:

  • Je hebt meer dan 1 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner
  • Je hebt meerdere jaren ervaring met het werken voor meerdere (afdelings)managers tegelijk;
  • Je hebt ervaring met IBabs en Webex (soortgelijk als Teams, digitale afspraken);
  • Je heb ervaring met notuleren;
  • Je komt te werken in een dynamische organisatie waar het elke dag anders is, die in ontwikkeling is en kan daarom omgaan met werkprocessen die nog niet altijd maximaal geborgd zijn.

Competenties:

  • Klantgericht
  • Snel kunnen schakelen
  • Accuraat
  • Flexibel
  • Plannen en organiseren in een politiek-bestuurlijke omgeving
  • Samenwerken
  • Initiatief nemen
  • Integer
  • Je hebt goede communicatieve- en schriftelijke vaardigheden.

 

Is deze opdracht echt op jouw lijf geschreven reageer dan snel op de vacature!

Mabel@vlottetantes.nl/0623897827

Jouw consultant

Mabel Baumgarten
mabel@vlottetantes.nl

Zo werken wij bij Vlotte Tantes

hoe-vlot-wil-je-ze-hebben

Hoe vlot wil je ze hebben

office-manager-binnen-een-week

Office manager binnen een week

nathalie

Nathalie

Samenwerken in een coöperatie

Samenwerken in een coöperatie

partner-worden-bij-vlotte-tantes

Partner worden bij Vlotte Tantes