Executive Assistant

32 - 40 uur, 40 uur
Apeldoorn
Nieuw

De directie van Zweegers Equipment wil graag goed worden ondersteund en tegelijk moet alles op orde zijn binnen het kantoor. Ben jij het managementteam vaak een stap voor? Zeg je regelmatig: “heb ik al gedaan, of is al geregeld”? We zoeken een collega die proactief de directie en met name de CEO ondersteunt en tegelijk de office- en facilitaire taken oppakt zodat alles op kantoor op rolletjes verloopt.

Wat ga je doen

Als ervaren Executive Assistant ondersteun je de directie en de RvC proactief, je neemt initiatief, waarbij je discretie en vertrouwelijkheid toepast om alle management ondersteunende activiteiten te garanderen. Je neemt je verantwoordelijkheid voor je werk, toont een sterke drive om resultaten te behalen je en toont je vastberadenheid wanneer je obstakels tegenkomt.

Jouw taken:
 

  • Je verzorgt standaard secretariële taken, je houdt de agenda's van de directie en in het bijzonder van de CEO bij en plant meetings in.
  • E-mailbeheer: pro-actief screenen en sorteren van inbox. Ontzorgen is hier het sleutelwoord. Je filtert urgente bericht van minder urgent en volgt acties zelf op of voorziet de CEO van een overzicht waar snel op te reageren.
  • Je verwerkt declaraties en regelt alles voor travelling. Je organiseert reizen van hoge complexiteit in verschillende tijdzones, denkt vooruit en neemt beslissingen.
  • Jij bent het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten, en weet zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen.
  • Je zorgt voor de voorbereiding van vergaderingen: organiseren en coördineren van vergaderingen, je maakt en distribueert notulen en actielijsten.
  • Je bent verantwoordelijk voor alle facilitaire taken op kantoor, zoals het bestellen en op voorraad houden van (kantoor)artikelen, contact met leveranciers zoals het schoonmaakbedrijf, beheer toegang tot pand en lunchbestellingen. Voor facilitaire vragen komt iedereen naar jou.
  • Je beantwoordt telefoontjes en ontvangt gasten met een smile en een lekker kopje koffie.
  • Samen met je collega’s zorg je ervoor dat het kantoor er netjes en verzorgd uitziet.
  • Je bent nauw betrokken bij de organisatie van kleine/grote persoonlijke en/of bedrijfsevenementen.

Wat vragen we

  • Je hebt een hbo-opleiding afgerond of een vergelijkbaar niveau behaald op basis van werkervaring.
  • Minimaal 7 jaar ervaring als management assistent in een internationale en complexe omgeving.
  • Je spreekt vloeiend Engels en Nederlands in woord en geschrift.
  • Je bent helemaal thuis in de belangrijkste programma’s van Office 365.
  • Complexe internationale agenda management ervaring is een must.
  • Ervaring met het werken in een dynamische internationale omgeving met meerdere stakeholders heeft de voorkeur.
     

Vaardigheden
 

  • Je hebt het vermogen om te communiceren met diverse belanghebbenden op verschillende niveaus.
  • Je hebt een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om.
  • Je helpt collega’s graag (“nee” is geen optie), bent oplossingsgericht en creatief, maar weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden.
  • Je neemt eigenaarschap over je werk, bent resultaatgericht en hebt een getting-things-done houding.
  • Je bent in staat om zelfstandig te werken, problemen tijdig te signaleren en op te lossen en te escaleren waar nodig.
  • Je bent flexibel, staat open voor verandering en nieuwe ontwikkelingen en doet ook aanbevelingen voor verbeteringen.
  • Je bent iemand die niet snel van de leg is. Tegen hoge werkdruk en of veranderingen ben je opgewassen.

 

Wat bieden we

  • Een goed salaris (afhankelijk van werkervaring, opleiding en kennis)
  • 28 dagen vakantie
  • Pensioenregeling
  • Laptop en telefoon
  • In een inspirerende omgeving werken aan vernieuwende projecten met collega’s die oprecht trots zijn op hun bijdrage aan Zweegers Equipment.

 

Over Zweegers Equipment

Zweegers Equipment Group investeert wereldwijd in bedrijven met de focus op equipment en duurzame oplossingen. We richten ons met name op private en familiebedrijven en willen voor hen een solide en betrouwbare partner zijn. Bij ons staan mensen en lokaal ondernemerschap en lange termijn relaties voorop. Binnen de Zweegers Equipment Group delen we onze nuchtere blik en diepgewortelde passie voor equipment, waarbij we ons met gerichte innovaties inzetten voor een duurzame toekomst. Onze slogan is niet voor niets: ‘Long term focus’.

Zweegers Equipment is gevestigd in Apeldoorn. Het kleine, maar enthousiaste en slagvaardige team, bestaat uit 5 collega’s, met jou erbij zijn we met zijn zessen.

Zweegers Equipment maakt onderdeel uit van de ZBG Group.

Herken jij jezelf in het bovenstaande en spreekt de vacature je aan? Dan zien wij je reactie graag tegemoet! 

Jouw consultant

Pauline Olde Scholtenhuis
pauline@vlottetantes.nl

Zo werken wij bij Vlotte Tantes

hoe-vlot-wil-je-ze-hebben

Hoe vlot wil je ze hebben

office-manager-binnen-een-week

Office manager binnen een week

nathalie

Nathalie

Samenwerken in een coöperatie

Samenwerken in een coöperatie

partner-worden-bij-vlotte-tantes

Partner worden bij Vlotte Tantes