Vlotte Tantes

Directiesecretaresse

24 - 32 uur, 32 - 40 uur
Apeldoorn
Nieuw

De directie van onze leuke opdrachtgever in Apeldoorn wil graag goed worden ondersteund en tegelijk moet alles op orde zijn binnen het kantoor. Ben jij het managementteam vaak een stap voor? Zeg je regelmatig: “heb ik al gedaan, of is al geregeld”? We zoeken een collega die proactief de directie en met name de CEO ondersteunt en tegelijk de office- en facilitaire taken oppakt zodat alles op kantoor op rolletjes verloopt.

 

Wat ga je doen

Als ervaren Executive Assistant / Directiesecretaresse / PA ondersteun je de directie en de RvC proactief, je neemt initiatief, waarbij je discretie en vertrouwelijkheid toepast om alle management ondersteunende activiteiten te garanderen. Je neemt je verantwoordelijkheid voor je werk, toont een sterke drive om resultaten te behalen je en toont je vastberadenheid wanneer je obstakels tegenkomt.

 

Wat bieden we:

Een afwisselende rol met vrijheid in een klein en enthousiast team van 6 collega’s.

Meedenken en initiatief wordt gewaardeerd.

Een goed salaris (afhankelijk van werkervaring, opleiding en kennis).

28 dagen vakantie.

Pensioenregeling.

Laptop en telefoon.

Een inspirerende (internationale) werkomgeving.

 

Jouw taken:

Je verzorgt standaard secretariële taken, je houdt de agenda's van de directie en in het bijzonder van de CEO bij en plant meetings in.

E-mailbeheer: pro-actief screenen en sorteren van inbox. Ontzorgen is hier het sleutelwoord. Je filtert urgente bericht van minder urgent en volgt acties zelf op of voorziet de CEO van een overzicht waar snel op te reageren.

Je verwerkt declaraties en regelt alles voor travelling. Je organiseert reizen van hoge complexiteit in verschillende tijdzones, denkt vooruit en neemt beslissingen.

Jij bent het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten, en weet zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen.

Je zorgt voor de voorbereiding van vergaderingen: organiseren en coördineren van vergaderingen, je maakt en distribueert notulen en actielijsten.

Je bent verantwoordelijk voor alle facilitaire taken op kantoor, zoals het bestellen en op voorraad houden van (kantoor)artikelen, contact met leveranciers zoals het schoonmaakbedrijf, beheer toegang tot pand en lunchbestellingen. Voor facilitaire vragen komt iedereen naar jou.

Je beantwoordt telefoontjes en ontvangt gasten met een smile en een lekker kopje koffie.

Samen met je collega’s zorg je ervoor dat het kantoor er netjes en verzorgd uitziet.

Je bent nauw betrokken bij de organisatie van kleine/grote persoonlijke en/of bedrijfsevenementen.

 

Wat vragen we:

Je hebt een hbo-opleiding afgerond of een vergelijkbaar niveau behaald op basis van werkervaring.

Minimaal 7 jaar ervaring als management assistent in een internationale en complexe omgeving.

Je spreekt vloeiend Engels en Nederlands in woord en geschrift.

Je bent helemaal thuis in de belangrijkste programma’s van Office 365.

Complexe internationale agenda management ervaring is een must.

Ervaring met het werken in een dynamische internationale omgeving met meerdere stakeholders heeft de voorkeur.

Je bent 4 dagen per week beschikbaar.

 

Vaardigheden:

Je hebt het vermogen om te communiceren met diverse belanghebbenden op verschillende niveaus.

Je hebt een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om.

Je neemt eigenaarschap over je werk, bent resultaatgericht en hebt een getting-things-done houding.

Je bent in staat om zelfstandig te werken, problemen tijdig te signaleren en op te lossen en te escaleren waar nodig.

Je bent flexibel, staat open voor verandering en nieuwe ontwikkelingen en doet ook aanbevelingen voor verbeteringen.

Je bent iemand die niet snel van de leg is. Tegen hoge werkdruk en of veranderingen ben je opgewassen.

 

Interesse in deze mooie rol? Bel, mail of app! Ik vertel je graag meer. 

 

 

 

Jouw consultant

Pauline Olde Scholtenhuis
pauline@vlottetantes.nl

Zo werken wij bij Vlotte Tantes

hoe-vlot-wil-je-ze-hebben

Hoe vlot wil je ze hebben

office-manager-binnen-een-week

Office manager binnen een week

nathalie

Nathalie

Samenwerken in een coöperatie

Samenwerken in een coöperatie

partner-worden-bij-vlotte-tantes

Partner worden bij Vlotte Tantes