Productiviteit is een belangrijk aandachtspunt binnen elke functie. Maar bij de rol van Office Manager nog meer. De Office Manager is namelijk de vraagbaak van het kantoor; de Eerste Hulp Bij Office problemen!
‘Mijn WIFI is wel erg traag vandaag’
‘De koffie is op, kan er nieuwe besteld worden?’
‘Mijn vlucht moet geannuleerd worden’
‘Mijn laptop heeft het begeven, ik heb een andere nodig’
‘De uitnodigingen voor het seminar moeten vandaag de deur uit’
Bij bovenstaande issues wijzen alle pijlen richting de Office Manager, die de zaken vaak ad hoc en adequaat moet aanpakken maar daarnaast ook gewoon een eigen agenda heeft. Daarom is het als Office Manager zaak om efficiënt te werk te gaan. Hier volgen enkele tips:
1. Focus op de belangrijke taken
Dat klinkt logisch maar dat is het niet… je bent vast gewend om iedereen op kantoor zo snel mogelijk van dienst te zijn en de ad hoc zaken direct op te pakken. Heerlijk toch, die tussendoor-klusjes? Applaus gegarandeerd maar dat kan ten koste gaan van jouw eigen werkzaamheden. Bepaal met jouw leidinggevende wat echt belangrijk is, maak daar afspraken over en zorg dat al je resources bekend zijn (tijd, deadline, budget, assistentie, etc).
Met deze focus zeg je makkelijker en voor je gevoel goed onderbouwd ‘Nee, nu niet’, heb je eerder je belangrijke eigen werk gedaan en kun je vervolgens met de rest van je to-do-lijst aan de slag en de superheld uithangen bij je collega’s.
2. Laat je email met rust tot het begin van de middag.
Als je je dag meteen start met het checken van je mail en elke nieuwe mail direct gaat lezen, dan zeg je eigenlijk tegen jezelf; ‘Ik laat de buitenwereld bepalen hoe mijn dag eruit ziet, wat mijn prioriteiten worden en belangrijker; hoe mijn stemming is of wordt.’
Wacht dus met het checken van je mail tot de middag of spreek vaste momenten op de dag met jezelf af. Dan heb en hou je zelf de lead in je prioriteiten. En als er echt brand is, dan weten ze je heus wel te vinden hoor.
3. Blijf in je flow!
Dit zijn de belangrijkste productiviteitskillers die je telkens afleiden waardoor je met moeite weer de draad weet op te pakken;
- Telefoon – check je berichten, meldingen etc op gezette tijden gedurende de dag
- Social Media – tenzij het bij je werk hoort, probeer deze prikkels te vermijden tijdens je werk want het haalt je uit je concentratie
- Collega’s – socializen is leuk en belangrijk in jouw functie maar probeer dat echt te doen als je even pauze kunt nemen.
- Vergaderingen – plan ze goed en zo efficiënt mogelijk
4. Blijf aangesloten bij belangrijke projecten
Vaak ben jij als ultieme ondersteuner de laatste schakel binnen een project. Zorg dat je van de planning en de stappen in het proces op de hoogte bent, stel ook je deadlines en stuur bij waar nodig. Zo voorkom je dat jij nog op het allerlaatste moment dingen moet regelen en de deadline-overschrijding ineens jouw probleem wordt.
5. Leer je collega’s echt kennen
Als je erachter komt wat de voorkeuren, interesses en passies zijn van je individuele collega’s kun je daarop inspelen. Van het juiste verjaarsdagskaartje, de vegetariër bij het kerstdiner, tot de muziekkeuze in de kantine. Je kweekt goodwill onder je collega’s en je acties worden zeker gewaardeerd. Als je weet waar de ‘aan- en uitknop’ van je collega’s zitten creëer je meer speelruimte voor jezelf, hetgeen de efficiëncy ten goede kan komen.
Heb je vragen of opmerkingen over deze blog, of ben je benieuwd hoe we bij Vlotte Tantes de effectiviteit van onze kandidaten testen, neem dan contact met ons op: 075-6531111 of info@vlottetantes.nl
