Veel organisaties groeien op dit moment weer hard. Hierdoor loopt het bordje van de manager vaak over. Het aannemen van een Office Assistent biedt dan de juiste uitkomst. Sommige organisaties of business units zijn inmiddels bedreven in het werven van de juiste Office Assistent. Echter ook zij zijn door schade en schande wijs geworden.
Maar wat als je als start-up je eerste office assistent aan wilt nemen? Of wat als het je als organisatie nog steeds niet lukt om de juiste persoon binnen te halen?
6 tips waar moet je opletten zowel tijdens de sollicitatieprocedure als na de indiensttreding:
1. Benoem duidelijk het takenpakket van de nieuwe Office Assistent
Dit klinkt vrij logisch. Echter maar al te vaak zien organisaties de rol van Office Assistent als vergaarbak van taken. Maar niet iedere Office Assistent heeft de juiste skills om bijvoorbeeld een gedeelte boekhouding erbij te doen, of de klant in vloeiend Frans te woord te staan.
Door een duidelijke benoeming van de taken (dit begint al bij het opstellen van het functieprofiel), kun je gericht toetsen of een potentiele Office Assistent geschikt is voor de functie.
2. Wees bij de sollicitatie scherp op het punt ‘pro activiteit’
Je organisatie groeit en is constant in beweging. Dit betekent dat er vaak meer werk verzet moet worden binnen de organisatie en soms ook ander werk. Een goed Office Assistent signaleert dit, pakt dit op en zorgt ervoor dat de bestaande organisatie soepel blijft lopen ondanks deze extra werkzaamheden en taken.
3. Durf te delegeren
Nu je nieuwe Office Assistent aan het werk is, is het als manager zaak om taken los te laten en ook echt over te dragen aan je Office Assistent. Alleen dan win je tijd en kun je je bezig houden met zaken waar je je als manager of directeur mee bezig moet houden; het leiden en uitbouwen van je organisatie of business unit.
4. Zorg dat je Office Assistant goed documenteert
Zorg ervoor dat je Office Assistent al haar bezigheden goed documenteert. Een goede Office Assistent vervult een essentiele rol binnen jouw organisatie, en weet exact wat, wanneer en geregeld moet worden met wie, om de gehele organisatie soepel te laten draaien.
Mocht deze spil binnen jouw organisatie weg vallen, hetzij door ziekte, vakantie of wellicht een andere baan, dan komt er zand in de motor. Op basis van goede documentatie kan een (toekomstige) vervanger het stokje gemakkelijk overnemen.
5. Plan regelmatig overleg in met je Office Assistent
Als manager/directeur, maar ook als Office Assistent word je vaak geleefd door de drukte van de dag. Zorg voor regelmatig overleg met je Office Assistent, waarbij jullie kijken of zaken nog lopen zoals ze moeten zouden lopen. Een goede Office Assistent heeft aan een half woord genoeg. Maar check dus regelmatig of jullie nog ‘dezelfde taal spreken’.
6.Complimenteer!
Misschien wel het belangrijkste punt voor iedere werknemer, en dus ook voor de Office Assistent, is waardering. Dit zit hem niet altijd in een financiele beloning maar veel meer in het feit dat de inzet en inspanningen van je Office Assistent door jou als manager worden opgemerkt en gewaardeerd. Veel Office Assistents zijn ‘stille krachten’. Zorg dat ze niet vergeten worden, dan vergeten ze jou ook nooit.
Wil je weten hoe wij bij Vlotte Tantes onze klanten helpen bij het aannemen van de voor hen juiste office assistent? Of heb je een algemene vraag over ondersteunend office personeel? Bezoek dan eens onze website www.vlottetantes.nl, of neem telefonisch contact met ons op: 075-6531111
